Banki, instytucje płatnicze oraz inne podmioty z sektora finansowego muszą przesyłać do nadzorców informacje finansowe i niefinansowe. Z roku na rok zakres wymaganych sprawozdań jest coraz szerszy, a struktura raportów również ulega skomplikowaniu. Co więcej, obok sprawozdań cyklicznych, urzędy nadzorujące rynek finansowy mogą wysłać żądanie przedstawienia dodatkowych raportów lub wykonania korekt w tych już złożonych. 

Równocześnie czas pracy specjalistów ds. sprawozdawczości nie ulega wydłużeniu. Stąd popularniejsze staje się sięganie po mechanizmy automatyzujące i robotyzujące sprawozdawczość obligatoryjną, które zmniejszają ilość pracy ręcznej i minimalizują ryzyko popełnienia błędu.  

Szacuje się, że przy dobrze zdefiniowanych procesach, a także dobrej jakości danych oba mechanizmy mogą wykonać nawet do 90% całego procesu sprawozdawczego za pracownika. 

Na czym dokładnie polega automatyzacja i robotyzacja procesu sprawozdawczego? 

‍Automatyzacja procesu sprawozdawczego polega na napisaniu skryptów w odpowiedniej składni (np. w formie mapowań lub procesów ETL opartych na zapytaniach SQL), dzięki którym możliwe jest pobieranie danych z różnych źródeł, następnie ich przekształcenie (przeliczanie, transformacja strukturalna czy agregacja) oraz umieszczenie w odpowiednich miejscach w sprawozdaniu. Pozwala to, w znacznej mierze wyeliminować pracę manualną na początkowym etapie procesu sprawozdawczego. 

Bardziej zaawansowanym mechanizmem jest robotyzacja procesu sprawozdawczego. System otrzymuje wcześniej zdefiniowany sygnał, np. o pojawieniu się kompletu danych umożliwiających przygotowanie sprawozdania. Po czym samodzielnie startuje narzędzia-roboty, które wykonują rutynowe i powtarzalne działania, zastępując pracę człowieka zgodnie ze zdefiniowanym procesem biznesowym.  

Nie oznacza to, że automatyzacja i robotyzacja mogą całkowicie wyeliminować pracę specjalisty z procesu sprawozdawczego. Praca człowieka przekierowana jest na kontrolę, weryfikację i korektę sprawozdań przed ich wysyłką lub ewentualną korektę samego procesu.

Rolą osoby sporządzającej sprawozdanie jest m.in. wykrycie i eliminowanie błędnych danych. Czasem będzie to brak liczby w numerze PESEL, czasem przy kwocie niepotrzebnie będzie stał znak minus. Dlatego zasilenie sprawozdania danymi jest czasochłonne i wbrew pozorom trudne zwłaszcza w przypadku obszernej sprawozdawczości.

 Mając już wieloletnie doświadczenie, podpowiadamy klientom, w jakich sytuacjach mogą pojawić się problemy. Natomiast należy pamiętać, że automatyzacja i robotyzacja nigdy nie będą remedium na słabej jakości dane. Natomiast pośrednio mogą ułatwiać wykrycie miejsca, gdzie znajdują się nieprawidłowości. - wyjaśnia Małgorzata Kawa, Starszy specjalista ds. procesowania danych w FINGO Systems.

Kiedy automatyzacja i robotyzacja sprawozdawczości obligatoryjnej ma sens? 

Po automatyzację i robotyzację zazwyczaj sięgają instytucje finansowe, które składają sprawozdania codzienne np. SInF, AML, i/lub zobligowane są do wypełniania raportów o bardzo skomplikowanej strukturze np. pakiet EBA ITS czy FINREP. 

Stosowanie tych mechanizmów jest również przydatne w organizacjach, gdzie liczba pracowników jest niewystarczająca, aby móc uporać się z nakładem pracy potrzebnym do realizacji obowiązku sprawozdawczego w terminie. 

Dobrze opracowana automatyzacja będzie zbierać dane z wielu różnych systemów. Stąd dla organizacji wykorzystujących kilka aplikacji niewymieniających się danymi automatyzacja jest nie lada ułatwieniem. 

Nieco więcej klientów decyduje się na automatyzację w przypadku sprawozdań rejestrowych, ponieważ te przez swoją szczegółowość są objętościowo znacznie większe, a także podlegają wielu regułom. Przykładowo sprawozdanie CESOP wymaga sprawdzenia po różnych warunkach, czy dana transakcja w ogóle wchodzi w zakres, i dopiero po takiej analizie może trafić do dokumentu sprawozdawczego. Przy potrzebie połączenia danych z różnych źródeł, w celu odpowiedniego zakwalifikowania milionów transakcji, nie wyobrażam sobie, aby ktoś miał robić to manualnie. - mówi Małgorzata Kawa. 

Kto opracowuje skrypty potrzebne do zaimplementowania robotyzacji i automatyzacji w aplikacjach do sprawozdawczości FINGO Systems?  

Ze względu na szybkość i koszty wdrożenia, procesy automatyzujące i robotyzujące z reguły piszą specjaliści działu realizacji z FINGO Systems we współpracy ze specjalistami z instytucji finansowej. Czasem również z innymi dostawcami rozwiązań IT, jeśli potrzebne dane będą podbierane z ich aplikacji. 

Zdarza się, że klienci przez lata korzystający z systemów FINGO, decydują się samodzielnie opracować i wdrożyć te mechanizmy, wcześniej korzystając ze szkoleń oferowanych przez FINGO Systems. 

Czy aktualizacja wymagań sprawozdawczych przez nadzorcę wpływa na procesy automatyzujące i robotyzujące? 

Niektóre zmiany w taksonomii rzeczywiście wpływają na wcześniej zdefiniowane skrypty, dlatego będą wymagały zmian. Jeśli klient wykupił w FINGO Systems pakiet zawierający utrzymanie systemu, wówczas wdrożenie zmian leży po stronie dostawcy. W przypadku pojawienia się wymagania zaraportowania dodatkowych danych takich, których wcześniej w ogóle nie było w sprawozdaniu, niezbędna będzie aktualizacja funkcji.  

Ponadto zespół FINGO Systems ma narzędzia monitorujące komunikaty nadzorców, co umożliwia naszemu zespołowi bycie na bieżąco ze zmianami zachodzącymi na rynku. 

Jak przygotować się do wdrożenia automatyzacji i robotyzacji do procesu sprawozdawczego? 

Warto, aby klient był przygotowany na start projektu, czyli:

• posiadał wymagane dane (czasem musi je pozyskać od dostawców rozwiązań IT, w których na co dzień pracuje); 
• oddelegował odpowiednich ludzi. Z jednej strony mających niezbędną wiedzę (rozumieć posiadane dane i znający swoje specyficzne potrzeby sprawozdawcze). Z drugiej, będą czuli się odpowiedzialni za przebieg i terminową implementację projektu wg uzgodnionego harmonogramu. 

Automatyzacja i robotyzacja w sprawozdawczości obligatoryjnej - podsumowanie 

W obliczu rosnących wymagań z zakresu sprawozdawczości obligatoryjnej, instytucje finansowe stają przed wyzwaniem efektywnego zarządzania zasobami. Automatyzacja i robotyzacja procesów sprawozdawczych umożliwiają znaczną redukcję pracy ręcznej i szybsze generowanie poprawnych raportów zgodnych z wymaganiami nadzorcy.  

W efekcie instytucje obligowane zyskują większą elastyczność operacyjną. W praktyce oznacza to lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, dzięki możliwości skupienia się na bardziej strategicznych zadaniach.  

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwości automatyzacji i/lub robotyzacji procesów sprawozdawczych w systemach aSISt, eON lub iON? Skontaktuj się z nami!